Mit Änderung der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) vom 12.6.2020 sind die dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung zu stellenden Unterlagen in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen. Der Arbeitgeber hat zur Prüfung der Vollständigkeit der Entgeltabrechnung für jeden Abrechnungszeitraum ein Verzeichnis aller Beschäftigten in der Sortierfolge der Entgeltunterlagen getrennt elektronisch zu erfassen und lesbar zur Verfügung zu stellen. Seit dem 1.1.2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen in elektronischer Form vorliegen. Die Spitzenverbände der Sozialversicherung haben dazu gemeinsame Grundsätze veröffentlicht (GKV-Spitzenverband vom 18.3.2022).
Begleitende Unterlagen
Erklärung von Minijobbern über weitere Beschäftigungen, der Nachweis über die Art der KV von Minijobbern, Erklärung kurzfristig Beschäftigter über bereits zuvor ausgeübte Beschäftigungen, Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem MiLoG, der Nachweis der Elternschaft, die Befreiungserklärung von Minijobbern von der Rentenversicherung. I.d.R. liegen diese Dokumente bereits in digitaler Form vor. Bei Erklärungen der Arbeitnehmer können diese Unterlagen gescannt und damit digitalisiert werden.
Format für elektronische Entgeltunterlagen
Soweit die Unterlagen vom Lohnabrechnungsprogramm kommen, muss nichts weiter beachtet werden. Andere Dokumente können als Bild oder als PDF-Dokument digitalisiert werden. Bei Bilddateien sind die Formate jpeg, bmp, png oder tiff zulässig. Es muss sichergestellt werden, dass die Dokumente im Nachhinein nicht mehr verändert werden können.
Praxishinweis
Der Arbeitgeber kann sich auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst bis 31.12.2026 von der Pflicht zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 3 BVV befreien lassen. Bei entsprechender Befreiung sind spätestens ab dem 1.1.2027 die benannten Unterlagen elektronisch zu führen.
Stand: 28. Juli 2022
Erscheinungsdatum:
